Wie is verantwoordelijk?
CompanyValue B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor accountbeheer, klantcontact, eigen administratie en de uitvoering en vastlegging van haar professionele waarderings- en reviewopdrachten.
Bij uitsluitend opslag en bewerking van cliëntgegevens in de app op instructie van een zakelijke klant treedt CompanyValue voor die gegevens op als verwerker. De klant bepaalt dan het doel en de grondslag. Voor deze verwerking sluiten partijen vooraf een verwerkersovereenkomst. Accountbeheer en eigen facturatie blijven afzonderlijke verwerkingen van CompanyValue.
Welke gegevens en van wie?
Wij verwerken accountidentificatie, naam en e-mailadres die bij aanmelding beschikbaar worden gesteld, bedrijfs- en contactgegevens, abonnements- en factuurgegevens, dossierinvoer, aannames, uitkomsten, notities, reviewaanvragen en bijlagen. Ook verwerken wij technische gegevens en beperkte gebruiksgebeurtenissen voor de werking en beveiliging van de dienst.
Wij ontvangen gegevens van u, via de aanmelddienst en uit stukken die een opdrachtgever aanlevert. Die stukken kunnen persoonsgegevens van aandeelhouders, bestuurders, medewerkers of andere betrokkenen bevatten, zoals salaris of rekening-courantposities. Lever uitsluitend gegevens aan die noodzakelijk zijn en die u rechtmatig mag delen.
Doelen en grondslagen
Voor het behandelen van aanvragen, leveren van diensten en beheren van een account gebruiken wij uitvoering van een overeenkomst of voorbereiding daarvan als grondslag wanneer de betrokkene zelf contractspartij is.
Voor contactpersonen van zakelijke klanten, noodzakelijke gegevens van derden in een professioneel dossier en bescherming van onze rechtspositie baseren wij ons, voor zover van toepassing, op het gerechtvaardigde belang bij zorgvuldige dienstverlening, zakelijke communicatie en rechtsbescherming. Voor beveiliging en misbruikpreventie is dat het belang bij een betrouwbare dienst. Wij wegen daarbij de noodzaak en de privacybelangen van betrokkenen af.
Fiscale administratie verwerken wij om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Waar toestemming nodig is, vragen wij die afzonderlijk; toestemming kan worden ingetrokken zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking. Wij gebruiken dossiergegevens niet voor eigen marketing en nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor personen.
Hosting, ontvangers en doorgifte
De via chatgpt.site aangeboden CompanyValue-website en app worden gehost via OpenAI ChatGPT Sites. OpenAI verwerkt de gegevens van de gepubliceerde Site namens de aanbieder. Voor deze hosting geldt de ChatGPT Sites-verwerkersovereenkomst, dan wel de toepasselijke zakelijke verwerkersovereenkomst. De Sites-overeenkomst geldt ook voor hosting vanuit Plus- en Pro-accounts.
De hosting gebruikt Cloudflare-infrastructuur, waaronder D1 voor databasegegevens en R2 voor bestanden. OpenAI schakelt hiervoor subverwerkers in; zie de actuele lijst van OpenAI. Gegevens worden daarnaast uitsluitend verstrekt aan bevoegde medewerkers, betrokken beoordelaars en noodzakelijke dienstverleners voor communicatie en administratie, of wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.
Opslag en verwerking zijn niet gegarandeerd beperkt tot de Europese Economische Ruimte (EER). ChatGPT Sites biedt momenteel geen regionale opslagkeuze. De toepasselijke OpenAI-verwerkersovereenkomst voorziet bij doorgifte buiten de EER in standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een toepasselijk adequaatheidsbesluit. Via info@companyvalue.nl kunt u informatie over de toepasselijke waarborgen of een kopie daarvan opvragen.
ChatGPT en AI
Inloggen met ChatGPT geeft toegang tot de app; het stuurt uw dossiers of reviewbijlagen niet automatisch naar een AI-model. Het waarderingsmodel rekent met vaste formules. CompanyValue gebruikt klantdata niet om AI-modellen te trainen.
Met “Exporteer naar ChatGPT” maakt u een overzicht dat u zelf kunt kopiëren en in ChatGPT plakken. Het bevat financiële aannames en uitkomsten en kan vertrouwelijk zijn. Als u zelf gegevens in ChatGPT invoert of via een afzonderlijk geactiveerde koppeling deelt, gelden daarvoor de voorwaarden en privacy-instellingen van uw ChatGPT-account. Verwijdering van een CompanyValue-dossier verwijdert die gesprekken niet.
Een afzonderlijke AI-ondersteunde waarderingsopdracht wordt uitgevoerd binnen de overeengekomen opdracht. Voordat CompanyValue daarbij klantgegevens aan een externe AI-dienst verstrekt, worden de betreffende verwerking en afspraken over vertrouwelijkheid en modeltraining vastgesteld.
Bewaren en verwijderen
Wij bewaren gegevens op basis van het doel en de noodzaak: accountgegevens zolang zij nodig zijn voor toegang en afwikkeling; appdossiers voor de beschikbare dossierdienst; reviewstukken voor uitvoering, onderbouwing en noodzakelijke nazorg of rechtsbescherming. Na beëindiging van een abonnement blijven bestaande dossiers in de huidige app leesbaar en exporteerbaar zolang zij worden bewaard. Beëindiging is geen verwijderopdracht en geeft geen recht op onbeperkte opslag.
Bij beëindiging, een verwijderverzoek of afronding van een opdracht beoordelen wij welke gegevens nog nodig zijn. Niet meer noodzakelijke gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd. Een wettelijke bewaarplicht of concreet geschil kan aanleiding zijn om uitsluitend de daarvoor noodzakelijke gegevens langer te bewaren en het gebruik te beperken. Voor de fiscale basisadministratie geldt in beginsel een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar; dat betekent niet dat elk geüpload klantbestand zeven jaar moet worden bewaard.
Er geldt geen algemene automatische verwijdering van bronbestanden na 30 dagen. De app verwijdert gebruiksgebeurtenissen ouder dan 90 dagen bij een volgende registratie van een gebruiksgebeurtenis; dit is geen dagelijkse verwijdertaak en geldt niet voor dossiers of hostinglogs. Een verwijderverzoek wordt ook beoordeeld op relevante kopieën bij dienstverleners en wettelijke uitzonderingen.
Browseropslag en technische gegevens
Een handmatige taalkeuze wordt lokaal in uw browser bewaard. Voor de app worden noodzakelijke aanmeld- en sessietechnieken gebruikt. De eigen app registreert beperkte gebruiksgebeurtenissen onder accountidentificatie, zonder financiële invoer, projectnamen of notities. Deze gebeurtenissen zijn niet anoniem.
CompanyValue heeft geen advertentiepixels toegevoegd. De hostingdienst kan technische loggegevens en bezoekersstatistieken verwerken. Zie ook de informatie van OpenAI over ChatGPT Sites. De taalvoorkeur is geen toestemming voor marketingtracking.
Uw rechten en contact
U kunt inzage, correctie, verwijdering of beperking vragen, en waar van toepassing gegevensoverdracht verzoeken of bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Mail naar info@companyvalue.nl. Wij controleren zo nodig uw identiteit op een proportionele manier en reageren in beginsel binnen één maand. Bij een wettelijk toegestane verlenging informeren wij u binnen die eerste maand over de reden en termijn.
Als wij gegevens uitsluitend namens een zakelijke klant verwerken, stemmen wij het verzoek af met die klant. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zonder noodzakelijke account- of opdrachtgegevens kunnen wij de betreffende dienst niet uitvoeren.
CompanyValue B.V.
Meander 251, 6825 ML Arnhem
KvK: 92660401
info@companyvalue.nl